Das Sollstellenverfahren ist ein zentraler Prozess im Personalmanagement evangelischer Kindertagesstätten in der EKHN. Es dient der Planung und Genehmigung von Personalstellen, um sicherzustellen, dass alle KiTas mit ausreichend qualifiziertem Personal ausgestattet sind, um ihre pädagogischen Aufgaben zu erfüllen.

Inhalt des Sollstellenverfahrens

1. Allgemeine Informationen
   • Das Sollstellenverfahren für evangelische KiTas in der EKHN wird sowohl für Hessen als auch Rheinland-Pfalz über die digitale Software membra (www.membra.de) abgewickelt.
   • Zur Beantragung eines membra Zugangs muss ein entsprechendes Formular ausgefüllt und eingereicht werden.
2. Sollstellenbeantragung in Hessen
   • Gemäß dem Hessischen Kinder- und Jugendhilfegesetzbuch und der Kindertagesstättenverordnung  müssen Sollstellenanträge jährlich zwischen dem 01.03. und 01.06. gestellt werden.
   • Anträge werden über die Software membra gestellt und betreffen sowohl pädagogisches Personal als auch Reinigungs- und Hausmeisterstunden.
   • Wenn der aktuelle Betriebsvertrag die geplanten Änderungen der Gruppenstruktur noch nicht abbildet, ist eine vollständig ausgefüllte Finanzierungsbestätigung dem Sollstellenantrag beizufügen.
3. Sollstellenbeantragung in Rheinland-Pfalz
   • Anträge für Reinigungs- und Hausmeisterstellen werden ebenfalls über membra gestellt.
4. Gemeindeübergreifende Träger (GÜT)
   • Gemeindeübergreifende Träger beantragen ihre Personal- und Sachkosten über den Budgetantrag in membra.

FAQ zum Sollstellenverfahren

• Wie gelange ich auf die Seite von membra?
  • Tragen Sie www.membra.de in den Browser ein oder nutzen Sie den Link aus der E-Mail von membra. Verwenden Sie Mozilla Firefox für die beste Kompatibilität.
• Was mache ich, wenn ich mein Passwort vergessen habe?
  • Gehen Sie auf die Homepage von membra und klicken Sie auf "Passwort vergessen". Folgen Sie den Anweisungen im Link, den Sie per E-Mail erhalten.
• Wie verschicke ich einen Sollstellenantrag?
  • Sobald Ihr Antrag vollständig ausgefüllt ist, drücken Sie auf das Feld mit dem Haken, um eine Notiz einzugeben, und dann auf das Feld mit dem Kreuz, um zu speichern und den Antrag zu versenden.
• Was passiert, wenn der Träger oder die MAV einen Fehler im Antrag entdeckt?
  • Der Antrag wird zur Korrektur zurückgeschickt. Der Träger oder die MAV müssen eine Nachricht hinterlassen, was der Fehler ist, damit Sie den Mangel beheben können.
• Wo finde ich die zuletzt genehmigten pädagogischen Fachkraftstunden?
  • Diese entnehmen Sie Ihrer letzten Genehmigung, die über membra abgerufen werden kann.

Kriterien zur Stellenerrichtung und Stellenbesetzung

• Berufspraktikant*innen (BP) und Praxisintegrierte Ausbildung (PiA)
  • Beantragung durch die Träger mindestens jährlich über den Sollstellenantrag.
  • Genehmigung erfolgt durch das Zentrum Bildung / Fachbereich KiTa unter Finanzierungsvorbehalt.
  • Die Planung der Kosten erfolgt im Kita-Haushalt, auch ohne explizite Genehmigung durch das Zentrum Bildung.
• Sozialassistent*innen und FOS-Praktikant*innen
  • Beantragung durch die Träger mindestens jährlich über den Sollstellenantrag.
  • Kosten und Abrechnungen werden im Kita-Haushalt geplant und durch die Kommune mitfinanziert.
• Förderprogramme
  • Praxisintegrierte vergütete Ausbildung (PivA) im Rahmen der Fachkräfteoffensive Erzieher*innen in Hessen (2020-2024).
  • Anträge auf Förderung beim Regierungspräsidium Kassel.
  • Fördermittel pro Ausbildungsjahr und Abrechnungsmodalitäten sind im Kita-Haushalt zu berücksichtigen.

Handlungsschritte für Mitarbeitende

1. Kenntnisnahme der Richtlinien:
   • Mitarbeitende müssen sich mit den relevanten Richtlinien und Verordnungen vertraut machen.
2. Zugang zu membra beantragen:
   • Ausgefülltes Formular zur Beantragung des Zugangs zu membra einreichen.
3. Sollstellenantrag ausfüllen und einreichen:
   • Anträge innerhalb der festgelegten Fristen ausfüllen und über membra einreichen.
4. Kommunikation und Zusammenarbeit:
   • Enge Zusammenarbeit mit Trägern und MAV zur Sicherstellung einer reibungslosen Antragstellung und -bearbeitung.

Auswirkungen und Pflichten von Mitarbeitenden

• Sicherstellung der Personalplanung:
  • Mitarbeitende tragen zur Sicherstellung einer bedarfsgerechten Personalplanung bei.
• Einhaltung der Fristen:
  • Alle Anträge müssen innerhalb der festgelegten Fristen eingereicht werden.
• Transparente Kommunikation:
  • Regelmäßige und transparente Kommunikation mit den beteiligten Stellen (Träger, MAV, Zentrum Bildung).

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